Gruesletta Sameie i Oslo ønsket bedre oversikt over kommende vedlikeholdsbehov, energibruk og fremtidige kostnader. Energipakka gjennomførte derfor en samlet kartlegging av bygningsmassen og utarbeidet en langsiktig vedlikeholdsplan med energikartlegging, prioriterte tiltak og økonomisk planlegging.
Resultatet ble en Smart vedlikeholdsrapport som gir styret ett samlet beslutningsgrunnlag for vedlikehold, energitiltak og økonomi. Rapporten viser hvilke områder som bør følges opp, når tiltak bør gjennomføres og hvordan kostnadene kan planlegges over tid.
Fakta om prosjektet
Kunde: Gruesletta Sameie, Oslo
Tjeneste: Smart vedlikehold
Omfatter: Vedlikeholdsplan, teknisk kartlegging, energikartlegging og økonomisk planlegging
Utført av: Energipakka AS
Samarbeidspartner: PHM Forvaltning
Formål: Bedre oversikt over vedlikehold, energibruk og fremtidige kostnader
Et nytt styre med behov for bedre oversikt
For mange nye styrer i borettslag og sameier starter arbeidet med et ganske grunnleggende spørsmål:
Hva har vi egentlig ansvar for – og hvor bør vi begynne?
Gruesletta Sameie består av tre boligblokker med felles bygningsdeler, tekniske anlegg og løpende vedlikeholdsbehov.
Som i mange borettslag og sameier fantes det kunnskap om eiendommen gjennom tidligere arbeid, enkeltsaker og historikk. Utfordringen var å samle informasjonen og gjøre den om til en tydelig plan styret faktisk kunne bruke.
For styret handlet kartleggingen derfor om å få bedre kontroll på bygningsmassen, forstå hvilke tiltak som bør prioriteres og skape større forutsigbarhet i økonomien.
Hva er Smart vedlikehold?
Smart vedlikehold er Energipakkas kombinasjon av vedlikeholdsplan, teknisk tilstandskartlegging og energikartlegging.
I stedet for å vurdere vedlikehold og energitiltak hver for seg, samles informasjonen i én rapport. Styret får dermed bedre oversikt over:
- byggets tekniske tilstand
- kommende vedlikeholdsbehov
- tiltak som bør prioriteres
- aktuelle energitiltak
- forventede kostnader
- når tiltak bør gjennomføres
Dette gjør det enklere å se sammenhengen mellom teknisk vedlikehold, energibruk og økonomi.
Kartlegging av byggenes tekniske tilstand
Som en del av arbeidet ble bygningsmassen gjennomgått for å kartlegge overordnet teknisk tilstand og kommende vedlikeholdsbehov.
Kartleggingen viste at det er gjort flere gode oppgraderinger over tid, samtidig som enkelte områder bør følges opp videre for å sikre god drift, sikkerhet, bokvalitet og langsiktig verdibevaring.
Rapporten samler funnene og viser hvilke områder styret bør følge opp på kort og lengre sikt.
Det gir styret et bedre grunnlag for å skille mellom tiltak som bør gjennomføres snart, normalt planlagt vedlikehold og større arbeider som kan legges inn i en langsiktig plan.
Vedlikeholdsplan med prioriterte tiltak
En vedlikeholdsplan skal ikke bare være en oversikt over hva som kan gå galt.
Den bør hjelpe styret med å forstå hva som bør gjøres, når det bør gjøres og hvorfor.
For Gruesletta Sameie ble funnene derfor satt inn i en strukturert plan med prioriterte tiltak.
Planen omfatter blant annet:
- oppfølging av sikkerhet og tekniske forhold
- normalt vedlikehold og fremtidige utskiftninger
- tekniske anlegg og felles bygningsdeler
- dokumentasjon og historikk
- tiltak som kan redusere energibruken
- økonomisk planlegging av fremtidige arbeider
På den måten blir rapporten et praktisk arbeidsverktøy for styret, og ikke bare en teknisk tilstandsbeskrivelse.
– Mange styrer skal forvalte store verdier på vegne av fellesskapet. Når teknisk tilstand, energibruk og økonomiske konsekvenser samles i én plan, blir det enklere å prioritere og jobbe langsiktig, sier Filip Bernhardsen i Energipakka.
Langtidsbudsjett gir mer forutsigbar økonomi
For et styre er det ofte ikke mangel på vedlikeholdsoppgaver som er utfordringen. Det vanskelige er å vite når tiltakene kommer og hvor mye penger som bør settes av.
Derfor ble vedlikeholdsbehovene også sett i sammenheng med økonomien.
Rapporten gir styret en årsplan og et grunnlag for langtidsbudsjettet, slik at sameiet kan se hvilke tiltak som bør gjennomføres først, hvilke som kan planlegges lenger frem i tid og hvilke kostnader som bør tas høyde for.
Det gjør det enklere å:
- planlegge fremtidige investeringer
- bygge opp riktige reserver
- forklare kommende behov til beboerne
- vurdere større tiltak før de blir akutte
- prioritere tiltak ut fra risiko, kostnad og nytte
Vedlikehold blir dermed mindre preget av akutte beslutninger og mer av langsiktig planlegging.
Energikartlegging av sameiet
Energikartleggingen vurderte også hvordan sameiet kan redusere energibruken over tid.
Aktuelle energitiltak vurderes opp mot blant annet investering, mulig energibesparelse, gjennomførbarhet og fremtidige vedlikeholdsbehov.
For borettslag og sameier er denne sammenhengen viktig.
Et energitiltak bør sjelden vurderes isolert dersom den samme bygningsdelen uansett skal vedlikeholdes eller skiftes noen år senere.
Ved å koble energikartleggingen sammen med vedlikeholdsplanen kan styret i større grad gjennomføre tiltak på riktig tidspunkt og unngå unødvendig dobbeltarbeid.
Vedlikehold og energitiltak bør sees i sammenheng
Skal eksempelvis en bygningsdel oppgraderes eller skiftes, kan det samtidig være naturlig å vurdere om arbeidet kan bidra til lavere energibruk eller bedre inneklima.
Det samme gjelder tekniske anlegg som på sikt skal fornyes.
Når slike tiltak planlegges samlet, får styret et bedre grunnlag for å vurdere hva som gir størst verdi over tid.
Smart vedlikehold handler derfor ikke bare om å redusere strømforbruket.
Det handler om å forstå hvordan vedlikehold, energibruk, tekniske tiltak og økonomi påvirker hverandre.
Samarbeid mellom PHM Forvaltning og Energipakka
Oppdraget kom i stand gjennom PHM Forvaltning, som bistår styrer med den praktiske og økonomiske siden av eiendomsforvaltningen.
For Gruesletta Sameie ga kombinasjonen av forvaltningskompetanse og bygg- og energifaglig rådgivning et bredere beslutningsgrunnlag.
PHM kan følge opp den økonomiske og administrative siden av forvaltningen, mens Energipakka leverer de tekniske vurderingene av bygg, energi og vedlikeholdsbehov.
Sammen gir dette styret bedre forutsetninger for å forstå både tiltakene og konsekvensene de kan få for sameiets økonomi.
– Vår jobb er å gjøre tekniske vurderinger forståelige og anvendelige for styret. Når rapporten også kan brukes direkte i økonomiplanleggingen, blir den et praktisk verktøy for både drift, vedlikehold og langsiktig verdibevaring, sier Bernhardsen.
Fra usikkerhet til en langsiktig plan
Med Smart vedlikeholdsrapporten har Gruesletta Sameie fått en samlet oversikt over byggenes tekniske tilstand, kommende vedlikeholdsbehov, energitiltak og økonomiske konsekvenser.
Styret har dermed et bedre grunnlag for å:
- prioritere riktige tiltak
- planlegge vedlikehold over flere år
- sette av penger i budsjettet
- vurdere energitiltak samtidig med annet vedlikehold
- kommunisere behovene tydeligere til beboerne
- dokumentere beslutninger og tidligere arbeid
For et nytt styre gir dette en langt bedre start enn å håndtere hvert vedlikeholdsbehov når det oppstår.
Prosjektet i Gruesletta Sameie viser verdien av å skaffe seg oversikt før større beslutninger tas.
Når styret kjenner byggets viktigste behov og har en oppdatert vedlikeholdsplan å lene seg på, kan vedlikehold gå fra å være en uforutsigbar kostnad til å bli en planlagt investering i byggets sikkerhet, økonomi og langsiktige verdi.
Trenger deres borettslag eller sameie en vedlikeholdsplan?
Energipakka hjelper borettslag, sameier og næringsbygg med vedlikeholdsplan, energikartlegging og langsiktig økonomisk planlegging.
Gjennom Smart vedlikehold får styret ett samlet beslutningsgrunnlag som viser byggets tekniske tilstand, kommende vedlikeholdsbehov, aktuelle energitiltak og hvilke kostnader det bør planlegges for.
Ta kontakt med Energipakka dersom styret ønsker bedre kontroll på vedlikehold, energibruk og fremtidige kostnader.
Kontakt oss for bistand med ditt sameie!